Gestores de tareas, adiós al papel y lápiz

En tiempos de metodologías novedosas mal entendidas y gestiones de equipo innovadoras pobremente aplicadas, ha resurgido, con más importancia, la idea de que la gestión del equipo, más allá de lo bueno que sea éste, es lo que marca la diferencia en el éxito de un proyecto.

Gestionar bien un proyecto no sólo implica ahorrar costes (económicos y de tiempo) sino eliminar espacio para fricciones dentro del equipo, que van más allá del momento actual y que, si no se controlan, acaban resurgiendo más tarde y contaminando proyectos futuros. Lograr un equipo cohesionado que funcione como un engranaje y se adapte a las circunstancias es una apuesta de futuro y no son pocas las ocasiones en las que esto pasa desapercibido. Tener un conjunto de mentes brillantes no sirve si no conseguimos que trabajen como una sola.

¿Para qué un gestor de tareas?

Con un gestor de tareas cada trabajador tiene una agenda de tareas actualizada, que no sólo sirve para que cada uno gestione su tiempo sino para que aquellos que controlan los equipos puedan tener, de forma rápida, una foto completa de en qué está trabajando cada persona. Y ésta última ventaja cobra sobre todo importancia en pymes, en las que normalmente los trabajadores reparten su tiempo entre diferentes proyectos.

Pero además, aunque sea olvide con frecuencia, tener un historial de tareas realizadas nos permite aprender de nuestros aciertos y errores, si analizamos  después los tiempos y el desarrollo y aplicamos gestión de mejoras. ¿Por qué si, para cada uno de nuestros proyectos aplicamos un proceso iterativo de mejora continua, no hacemos lo mismo con el equipo humano, que es el principal capital de una empresa?

 

¿Por qué Asana?

assanaEn Gidea hemos dejado el papel y lápiz sólo para los procesos de diseño y nos hemos pasado al Asana: un software gratuito para equipos de hasta 15 personas, con una interfaz amigable y una curva de aprendizaje rápida. Todo ello acompañado de una de las tendencias que más se está imponiendo en el diseño de interacción: la gamificación.

Asana funciona como un sistema jerárquico, que se organiza por proyectos, que a su vez se pueden dividir en secciones que incluyan tareas (también  fraccionables en subtareas). Cada una de estas tareas puede llevar una fecha límite, pudiendo configurar, de esta forma, un calendario actualizado con los deadline  que nos dé una visión global de todos los proyectos actuales. Además, podemos crear equipos de trabajo, asignar actividades a diferentes personas y consultar las tareas pendientes y completadas de cada uno de miembros.  Este gestor permite también incluir comentarios en las tareas, lo que facilita trabajar en remoto. Y, por otro lado, cuenta con una aplicación para móvil que permite una sincronización constante.

 

Y es que la agilidad de manejo es otro de sus rasgos definitorios: todos sabemos que,  por mucho empeño que pongamos, los requisitos de los proyectos cambian y, a veces, el calendario también. Si nuestra metodología es ágil, nuestro gestor de tareas debe serlo y nos debe  permitir modificar tareas, fechas límite y asignaciones. Asana guarda un log o registro de cada uno de ellos, lo que nos permite tener un historial de cambios que puede también ser muy útil.

Hay cientos de gestores de tareas en el mercado, sólo es cuestión de encontrar el que mejor se adapte a tu equipo y a tu metodología. Nuestra elección ha sido Asana, pero recuerda que tienes múltiples alternativas.  Ahora sólo es cuestión de encontrar la tuya.

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